미팅문화개선 프로젝트를 할 때 종종 사용하는 방법은 정기적인 미팅을 한 번 일정기간(예: 2-4주)동안 아예 안해보는 것입니다. 그래도 문제가 생기는지를 보는 것이지요. 

여러분이 참여하는 대면 혹은 버추얼 미팅을 2-4주간 안 한다면 문제가 심각해질 것이라 보시나요?

아쉽지만, 현실 속에서 많은 미팅은 다소 '엉뚱한 심리적 이유'로 만들어지고 참여하는 경우가 많습니다.

(1) 어떤 결정을 하기 위해 여러번에 걸쳐 미팅을 하게 되면 책임감을 분산하는 효과가 있습니다. 문제가 생기더라도 '그동안 그렇게 많이 논의하는 동안 왜 아무도 이야기 안했는지?' 혹은 '모두가 함께 논의해서 결정했다'는 이유를 만들 수 있습니다.

(2) 참여하는 혹은 내가 만들 수 있는 미팅이 많다는 것이 '조직 내에서 중요한 사람'이라는 신호처럼 보이는 경우가 많습니다.

(3) 미팅에 초대받는 경우 거절하기가 쉽지 않습니다. 참여하지 않았다가 혹시라도 내가 특정 사안에서 소외되는 것은 아닐지 걱정되기 때문입니다.

내가 있는 조직에서 회의는 주로 어떤 이유 때문에 만들어질까요? 

조직문화 개선을 할 때 가장 중요한 영역이 회의문화 개선입니다. 회의를 통해 구성원이 만나고, 소통을 하며, 업무관계를 형성하고, 중요한 의사결정이 이루어지기 때문입니다. 조직의 소통문화는 많은 경우 회의문화이기도 합니다. 수평, 수직적 문화는 결국 회의소통문화입니다.

제가 만난 리더들은 모두 "바쁘다"고 말합니다.
그리고 그 이유는 거의 예외없이 '너무 많은 회의' 때문입니다.

팀즈나 줌과 같은 버추얼 도구는 회의를 쉽게 하도록 만든 동시에 너무 많이 만들고 있습니다.

정작 혼자서 깊이있게 미래에 대한 전략적 사고를 할 시간을 만들기 힘듭니다.

회의문화를 개선하는 두 가지 연결된 전략이 있습니다. 회의의 횟수는 줄이고, 그 회의에서 효과/효율성을 높이기 위해 주관자와 참여자 모두 혼자서 준비하고 일하는 시간은 늘리는 것입니다. 사실 회의는 '일하는 중간에' 조율을 위해 하는 것인데, 현실은 회의와 회의 중간에 잠시라도 혼자서 일하기 힘든 상황입니다. 

미팅에 참여해서야 그 미팅이 무엇 때문에 열렸는지 아는 경우마저 있습니다. 여러분은 회의에 참여하기전 정확히 어떤 목적을 갖고 있는지, 그리고 사전에 관련 자료를 미리 읽어보고 생각하는 시간이 있었던 적이 얼마나 있었나요? 제가 관찰하고 경험한 많은 미팅은 주관자 혹은 발표자만 준비를 하고 나머지 참여자들은 '그냥' 참여하는 경우가 많았습니다. 

여기에서 회의의 질을 높이는 방식을 한 걸음 더 들어가서 생각해보지요. 

리더는 회의를 통해 팀내 비즈니스 과제를 조정하고 구성원들의 역할을 정하게 됩니다. 나는 과연 이 일을 어떻게 하고 있을까요?

"모든 팀은 수퍼-퍼실리테이터를 필요로 한다(Every Team Needs a Super-Facilitators)" 스탠퍼드 대학교 심리학자 자밀 자키 교수가 최근 하버드 비즈니스 리뷰 (2025년 9-10월호)에 기고한 글입니다.

수퍼 퍼실리테이터란 다양한 전문성을 통합하고, 팀구성원들이 골고루 비즈니스 성공에 기여하도록 하면서 신뢰를 쌓아가는 리더입니다.

이는 단순히 업무를 위임하는 관리자가 아니라, 팀원들이 어떻게 생각하고, 무엇에 동기를 부여받으며, 그들의 타고난 재능이 어디에 있는지 깊이 이해하는 리더를 의미합니다.

자키 교수는 가장 유능한 리더는 '역할 크래프팅(role-crafting)'을 한다고 말합니다.

단지 과제를 쪼개어 각자의 과거 경험을 바탕으로 맡기는 것이 아니라 각 개인이 업무에서 발휘하는 에너지가 어떤 방향인지를 세심하게 고려하여 업무역할을 설계하는 것을 말합니다.

에너지를 고려한다는 말이 무슨 뜻일까요? 여러분이 주로 사용하는 손으로 볼펜을 쥐고 100단어를 쓸 때와 다른 손으로 동일한 작업을 한다고 상상해보지요. 어떨것 같나요? 동일한 작업이지만, 주로 쓰는 손을 사용하게 되면 힘이 덜 들고, 결과물은 더 좋습니다. 즉, 에너지를 고려한 역할 크래프팅을 하게 되면 성과를 높이는 동시에 번아웃 예방에도 도움이 됩니다. 에너지 방향과 일의 종류가 맞는다는 것은 자신이 좋아하는 일을 한다는 뜻이기도 합니다. 

자신의 커리어를 개발할 때에도 에너지를 고려하는 것이 중요합니다. 

하지만 여기서 중요한 질문이 생깁니다. 업무에서 개인이 혹은 팀이 어떤 방향으로 에너지를 발휘하는지를 어떻게 알 수 있을까요?

팀이나 프로젝트를 이끌 때 수퍼 퍼실리테이터가 되기 위해서는, 그리고 커리어를 자신과 맞는 방향으로 개발하기 위해서는 업무 에너지(Work Energy)에 대한 과학적 데이터가 필요합니다. 

지난 40년 동안 250만개 이상의 프로파일링이 실행된 Team Management Profile은 세 가지 질문에 대해 과학적 이론과 데이터를 바탕으로 답을 제시합니다.

(1) 성공적으로 팀과 프로젝트를 이끌 때 반드시 필요한 요인이 무엇인가? - TMP를 만든 Margerison박사와 McCann 박사는 전세계 다양한 산업군에서 진행한 연구를 통해 성공적인 팀과 프로젝트 운영을 위해서는 하나도 빼먹지 않고 실행되어야 하는 8가지 업무 유형(8 Types of Work)과 중심에 '수퍼 퍼실리테이터' 역할과 관련된 Linking 등 모두 9가지 요인(9 Key Success Factors)을 찾아내었습니다. 

(2) 비즈니스 업무에서 개인과 팀이 에너지를 발휘하는 방향은 어떻게 다른가? - 연구 결과 개인의 삶과 업무현장에서 에너지가 향하는 방식은 정 반대로 나타나기도 합니다. 업무현장에서는 분석적인 의사결정을 하는 반면, 업무 외의 개인 삶에서는 신념 기반의 의사결정을 하는 경우가 30%에 이릅니다. TMP는 비즈니스에 특화된 진단으로 관계의 에너지(Extrovert vs. Introvert), 정보관리의 에너지(Practical vs. Creative), 의사결정의 에너지(Analytical vs. Belief-based), 조직화의 에너지(Structured vs. Flexible)를 과학적으로 보여줍니다.

(3) 일을 할 때 나는 어떤 역할을 선호하는가? - TMP의 차별점은 단지 에너지 방향만 측정하는 것이 아니라, 이 결과가 성공적인 팀과 프로젝트 수행에 반드시 필요한 8가지 업무 유형과 어떻게 연결되는지를 과학적으로 밝혀낸 것이 있습니다. 이를 통해 각자의 업무 선호 에너지가 어떻게 연결되는지를 볼 수 있습니다. 이를 통해 좋아하는 영역의 업무를 하면서, 팀과 프로젝트의 성공을 위해 반드시 필요한 업무 영역과의 간극을 어떻게 줄일 수 있을지 찾아볼 수 있습니다.  

TMP는 지난 40년 동안 전세계에서 250만개 이상의 프로파일링이 실행된 과학적 진단도구입니다. 업무현장에서 에너지의 발현이 일상생활과는 다를 수 있다는 점에 착안 비즈니스와 일터에서 나타나는 개인과 팀의 에너지 방향을 측정할 뿐 아니라, 다른 진단도구와는 달리 이러한 에너지 특성이 성공적인 팀과 프로젝트 운영에 필요한 8가지 업무 유형(8 Types of Work)과 어떻게 연결이 되는지를 과학적으로 보여줍니다. 

지난 2018년부터 TMP 인증전문가(Accredited Practitioner)로서 국내에서 대기업 및 글로벌 기업의 CEO 및 임원, 매니저, 직원 등 500명 이상의 프로파일링을 진행해오다가 1:1 리더십 코칭과 커리어 개발 상담에서부터 의사결정 및 온보딩(Onboarding) 워크샵과 리더십/커뮤니케이션, 팀빌딩 워크샵에 이르기까지 TMP의 활용도는 무궁무진하다는 것을 발견하고, 2025년 TMP의 Master Trainer (전세계에 지금까지 10여명 밖에 없습니다)가 되어, 지난 7월 성공적으로 1차 TMP 인증 전문가를 위한 워크샵을 진행하였습니다. 오는 9월 2차 TMP 인증 전문가를 위한 워크샵이 진행됩니다.